تعمل شعبة الشؤون الإدارية والمالية بشكل وثيق للغاية مع أقسام الوكالة الأخرى والوكالات الحكومية الأخرى، ولديها العديد من مجالات المسؤولية، بما في ذلك إدارة الميزانية والمحاسبة وإدارة المنح ومحاسبة الأصول الثابتة ومراقبتها والمشتريات.
دورة ميزانية الدولة هي عملية مستمرة. وهي عبارة عن ميزانية برنامجية تحتوي على مقترحات مالية وعروض الميزانية وتحديد أهداف الوكالة وقياسات الأداء. يقوم مجال الميزانية بإعداد العديد من الوثائق ومراجعتها وتوزيعها لدعم هذا العمل. بالإضافة إلى ذلك، تقوم المنطقة بتنسيق وإعداد مقترحات ميزانية الوكالة وتتبع التشريعات خلال كل دورة تشريعية لتحديد الآثار المالية.
يتكون مجال المحاسبة من الحسابات المستحقة القبض والحسابات المستحقة الدفع والمحاسبة العامة. الحسابات المستحقة القبض مسؤولة عن محاسبة وإيداع الإيرادات الخاصة بالتراخيص والموائل وتأجير أراضي المحار والهندسة وأموال المنح والرسوم الإدارية. تتولى الحسابات المستحقة الدفع مسؤولية إصدار مدفوعات البائعين ضمن إرشادات الدفع الفوري، وتسوية بطاقات الائتمان، وسداد المدفوعات، وسفر الموظفين، وسداد النفقات. تشمل المهام المحاسبية العامة مراجعة واعتماد معاملات الحسابات المستحقة القبض والحسابات المستحقة الدفع، وإدارة بطاقات الشراء، ومطابقة السجلات المالية مع النظام المالي للدولة، واستكمال البيانات المالية لنهاية العام، وإجراء مراجعة إدارة المخاطر والرقابة الداخلية للوكالة.
يتولى مجال إدارة المنح مسؤولية إدارة الأعمال الخاصة بالمنح والعقود التي تتلقاها الوكالة. يتم تنفيذ الكثير من أعمال البرنامج في هذه العقود من قبل أقسام الوكالة ووكالات الدولة الأخرى والمنظمات غير الحكومية. يقوم هذا القسم بالعملية المركزية لمحاسبة الصناديق الاتحادية، وسحب خطابات الاعتماد، وإجراءات التخصيص والاعتمادات والمخصصات للأموال الاتحادية، والموافقات على مقترحات المنح المقدمة من الإدارات والتقارير المرحلية. يتم إعداد خطة التكاليف الفيدرالية غير المباشرة سنوياً؛ لاسترداد الأموال للولاية والوكالة للتكاليف العامة لمشاريع المنح الفيدرالية.
يتولى قسم الشؤون الإدارية والمالية مسؤولية ممتلكات الوكالة. يتم تسجيل وتتبع الممتلكات المملوكة للدولة التي تزيد قيمتها عن1 ،000 دولار من خلال نظام محاسبي مركزي للأصول الثابتة والرقابة. تتم إدارة هذه الممتلكات وتتبعها بعناية منذ عملية الشراء الأولية، ويتم التحقق منها سنويًا من خلال عمليات تدقيق المخزون، ويتم متابعتها من خلال عملية الفائض أو التخلص منها عند انتهاء العمر الإنتاجي. وبالإضافة إلى ذلك، تعمل المنطقة مع برامج التأمين الحكومية للتحقق من الممتلكات القابلة للتأمين وتنسق مع هذه البرامج بشأن أي مطالبات أو خسائر.
يضمن مجال المشتريات تطبيق قانون فرجينيا للمشتريات العامة، ولوائح دليل مشتريات الوكالة والممتلكات الفائضة ودليل البائعينCommonwealth of Virginia على العقود المبرمة بين وكالة الولاية والبائعين بغض النظر عن مصدر الأموال التي سيُدفع بها العقد. يتمتع مدير الأعمال بسلطة الشراء المفوضة للسلع والخدمات. ستقوم إدارة المشتريات والتوريدات بشراء أي سلع تزيد قيمتها عن50 ،000. تُعتبر معظم المشتريات مشتريات صغيرة، ويتم شراء المشتريات الكبيرة من خلال العطاءات التنافسية المختومة أو التفاوض التنافسي. يقوم قسم المشتريات بتنسيق وإدارة عقود الإيجار وإصلاح المعدات.
للحصول على معلومات عن المشتريات الخاصة بمركز بحوث السوق المتطورة (VMRC)، اتصل بالرقم (757) 247-2200.
توجد فرص أعمال المشتريات الحالية في سوق eVA Virginia's Marketplace في فيرجينيا
